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协同办公与OA综述 |
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办公自动化(OA，OfficeAutomatoin)，是70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下，发展起来的一门综合性技术。它的基本任务是利用先进的科学技术，使人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理，达到提高生产率、工作效率和质量，方便管理和决策的目的。
OA的知识领域覆盖了行为科学、管理科学、社会学、系统工程学等学科，并且OA体现了多学科的相互交叉、相互渗透性，所以OA的应用己经成为了企业管理现代化的标志之一。
多年来，OA尚无一个确切的定义，人们对OA的看法和理解各有不同。普遍看法是认为:办公自动化系统是指一个以人为主导，以系统科学和行为科学为指导，利用先进信息技术(计算机硬、软件及网络通讯技术)，实现对内外信息资源的获取、传递、存储、加工与共享，以提高效率、促进知识共享和信息一体化为目标，支持领导决策、群体办公和个人办公的开放的集成化人机系统。现在有一种较普遍的偏见:认为OA仅仅是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、文献检索、电子表格、电子邮件等等这些非结构化数据的处理和交换过程，面向的用户群也只是机关办公室或企业的职能部门、文秘部门。其实，今天看来，OA应有更丰富的内容和层面，更广泛的用户群。
功能方面:广义面言，OA应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者，便有不同的功能表现:对于企业高层领导而言，OA是决策支持系统(DSS)。OA运用科学的数学模型，结合企业内部、外部的信息为条件，为企业领导提供决策参考和依据;对于中层管理者而言:OA是信息管理系统(IMS)，OA利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率。
对于普通员工而言:OA是事务/业务处理系统。OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快地工作。技术范畴:OA应该是计算机技术、通信技术、科学的管理思想等多个方面的有机结合。OA是计算机技术在办公业务中的合理应用。计算机技术是OA的前提。如果脱离计算机技术而谈论OA，无异于痴人说梦。没有计算机技术，OA便成无源之水、无本之木。计算机对信息的存储与处理能力极大地改变了人们的办公方式，提高了工作效率。如:要建立决策支持系统，则需要数据仓库、OLAP等技术;要建立信息管理系统，则要有数据库、程序设计语言等技术;要建立事务/业务处理系统，则离不开数据库、设计良好的人机界面和工作流控制、OTLP等技术。
OA是利用通信技术来实现人与机器、机器与机器及人与人的交流。通信技术是OA的基础。现代办公室不再是孤军奋战，而是一个团队的协同工作，团队中成员之间的协调、合作离不开通信技术;现代办公室也不再是闭门造车，企业需要与外界广泛的信息交流，这更离不开通信技术。没有通信技术的支持，OA便成空中楼阁。OA是科学的管理思想在先进的技术手段下的物化。科学的管理思想是实现OA的核心。计算机技术和通信技术仅仅是为实现OA打下了基础，提供了可能。要真正实现OA，还需物化人类思维中科学管理的内容。正如仅有优质的画笔、画板、颜料而没有达.芬奇，就不会有蒙娜尼莎的微笑一样。不体现人类管理智慧，就不会有真正的OA，如果有，也只是技术的堆砌和摆设。
由此而知，OA是计算机技术、通信技术与科学的管理思想完美结合的一种境界和理想。目前各级政府和很多企事业单位都在为实现OA而努力，但现有的成果仅仅是在某些环节、某些方面、部分地实现了OA的功能，与真正的OA尚有差距，差距的根本在于应用系统对管理思想的理解和实现方面。 |
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OA++2008 |
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