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会议管理
会议管理提供会议议程安排、会议室管理、会议纪要、与会代表登记等,结合电子邮件、工作流、资源管理等群件,管理整个会议的起草、审批、安排、通知、文件记录、查询等功能。
【主要的功能子模块】
会议安排
即新建会议申请,记载会议主题,开始时间,参与人等信息,需要指定该会议申请的主持人、经办人、参与单位(或部门)、主管领导、纪要起草人等;可以有多种的通知形式:内部办公网公告板、传阅板、邮件、即时消息、留言、短消息、电话通知(可指定专人负责电话落实)等。
会议查询
可查询到已登记在系统上的在办会议和已办会议及详细内容。如果您是某会议的参与人,则在会议通知中可查询到需要您参加的会议及详细内容;原则上参加会议人员可以查询;但也可以根据职位进行授权查看。
归档纪要
在会议纪要添加某个会议的主要内容,记录后进行纪要审批。审批完后可以进行归档、发布,发布可以为公告、传阅等方式。对已办的会议可在会议归档项中进行归档,使该已办会议在会议管理中能够显示、查询。
会议资源
指的是对会议室、会议室所用设备等进行登记、查询、状态设置等管理。包括会议室、接待室管理、资源管理、会议资源占用查询子模块。具体功能:系统管理员或会议室负责人事先将本单位的会议室以及会议资源如音响器材、录音录像设备进行登录造册,以方便会议安排。同时,会议安排单位或办公室人员可及时查阅会议室和设备资源占用情况。 |